لماذا تطرح بيانات المصاريف مشكلة في المقاولة الصغرى والمتوسطة المغربية؟
لأن المال يخرج قبل تبريره، ولأن التتبّع يقتصر على دفتر صندوق، وملف Excel لكل وكالة، وكومة من التذاكر.
يجيب TEMPO في شاشة واحدة: كم سُلّم لهذا الأجير، وكم برّر منه، ومن صادق على ماذا.
ماذا تفعل وحدة المصاريف والصناديق؟
مصاريف بأسطر
نوع وتاريخ وأسطر ومجموع محسوب بالسنتيم.
مبررات مرفقة
صور أو مسح للتذاكر، إلزامية حسب نوع المصروف.
سقوف حسب الوظيفة
سقف لكل وظيفة ونوع مصروف وفترة.
مسار المصادقة
مراحل وشروط على المبلغ، حسب قواعدكم.
صناديق الأجراء
المال المسلّم، يؤكده الأجير بنقرة.
وضعية الصناديق
أرصدة الشركة وكل أجير، بصيغة PDF أو Excel.
كيف تُصرَّح بيانات المصاريف في TEMPO؟
يصرّح الأجير بمصروفه من مصاريفي، ويضيف صورة تذاكره، ثم يتتبّعه حتى المصادقة عليه.
يتحقق TEMPO من السقف، وإن فعّلتم ذلك، من أن الأجير سجّل حضوره في الموقع المذكور في ذلك اليوم: يُرفض بيان وجبة في أكادير ليوم سُجّل فيه الحضور في الدار البيضاء.
كيف تعمل سقوف المصاريف؟
| الوظيفة | نوع المصروف | الفترة | السقف |
|---|---|---|---|
| تقني | وجبات | في اليوم | 120,00 DH |
| مندوب تجاري | إقامة | لكل مصروف | 800,00 DH |
| سائق | وقود | في الشهر | 3000,00 DH |
تقني
- نوع المصروف
- وجبات
- الفترة
- في اليوم
- السقف
- 120,00 DH
مندوب تجاري
- نوع المصروف
- إقامة
- الفترة
- لكل مصروف
- السقف
- 800,00 DH
سائق
- نوع المصروف
- وقود
- الفترة
- في الشهر
- السقف
- 3000,00 DH
مثال لسقوف تضبطها شركة (مبالغ تختارها المقاولة، وليست قيماً قانونية).
كيف يُدبَّر الصندوق الصغير والمال المسلّم للأجراء؟
تُصادَق كل عملية تسليم مال، ثم يؤكدها الأجير في صناديقي: لا مزيد من الجدال حول «لم أتسلّم أبداً هذه 500 DH».
تعطي وضعية الصناديق، لكل أجير، ما تبقّى عليه تبريره أو ما يجب تعويضه له. وتعرض بطاقة في لوحة قيادة الموارد البشرية الأرصدة الجارية.
كيف تُطلَق الوحدة؟
- 1
مراجعة أنواع المصاريف
احتفظوا بالأنواع المستعملة وحدّدوا التي تتطلب مبرراً.
- 2
إدخال السقوف
سقف لكل وظيفة ونوع وفترة.
- 3
ضبط المسارات
مثلاً: يصادق المسؤول المباشر حتى 1000 DH، والإدارة المالية ما فوق ذلك.
- 4
فتح الصلاحيات
التصريح والمصادقة والتدبير، كلٌّ على مواقعه أو فرقه.
الوحدات المرتبطة بالمصاريف
يمكن ربط المصاريف والصناديق بأمر بمهمة.
- الأوامر بمهمة أوامر بمهمة بالأيام والمواقع والسيارة ومصاريف التنقل التقديرية، مصادقة، ملف PDF يُتحقق منه برمز QR وحصيلة المصاريف عند الإغلاق.
- أسطول السيارات سيارات المصلحة والسائقون وآجال التأمين والفحص التقني والإصلاحات والكلفة حسب كل سيارة في TEMPO.
- فضاء الأجير فضاء الأجير في TEMPO: تسجيل الحضور بـ GPS، الاطلاع على الساعات والأرصدة، طلب عطلة، تسلّم ورقة الأداء.
- لوحة قيادة الموارد البشرية لوحة قيادة الموارد البشرية في TEMPO: حضور اليوم، التأخيرات، عدد الموظفين، التغيب، الساعات الإضافية وتقارير قابلة للتصدير بصيغة Excel أو PDF.
الأسئلة الشائعة
كيف تُدبَّر بيانات مصاريف الأجراء في المغرب دون Excel؟
مع TEMPO، يصرّح كل أجير بمصاريفه عبر الإنترنت مع مبرراتها. يراقب البرنامج السقوف التي تحدّدونها حسب الوظيفة، ويرسل المصروف إلى المصادِق المناسب، ويمسك لكل أجير الرصيد بين المال المتسلَّم والمصاريف المصادق عليها. وتُصدَّر اللوائح ووضعية الصناديق بصيغة Excel أو PDF للمحاسبة.
هل يمكن تسقيف مصاريف الوجبات أو الإقامة حسب المنصب؟
نعم. يحدّد السقف مبلغاً أقصى لوظيفة ونوع مصروف، لكل مصروف أو في اليوم أو في الشهر. وعند التجاوز، ينبّه TEMPO المصادِق إلى المصروف أو يرفضه، حسب القاعدة التي تختارونها. والمبالغ هي مبالغ سياستكم الداخلية.
كيف تُثبتون أن أجيراً تسلّم فعلاً تسبيقاً من الصندوق؟
بعد المصادقة على التسليم، يراه الأجير في صناديقي ويؤكد تسلّمه بنقرة. ويُسجَّل تاريخ التأكيد وصاحبه، ولا يعود ممكناً تعديل الصندوق أو إلغاؤه: كل تصحيح يمرّ عبر إرجاع، يُتتبَّع هو أيضاً.
هل يمكن التحقق من بيان مصاريف بواسطة تسجيل الحضور؟
نعم، إن فعّلتم القاعدة المناسبة. يرفض TEMPO حينها مصروفاً مؤرخاً بيوم لم يسجّل فيه الأجير حضوره في الموقع المذكور. يربط هذا التحقق المصاريف بتسجيلات أجهزتكم أو التطبيق المحمول، وهو ما لا تستطيعه أداة مصاريف منفصلة.