Pourquoi les notes de frais posent problème dans une PME marocaine ?
Parce que l’argent sort avant d’être justifié, et que le suivi tient dans un cahier de caisse, un Excel par agence et une pile de tickets.
TEMPO répond dans un seul écran : combien a-t-on remis à cet employé, combien a-t-il justifié, et qui a validé quoi.
Que fait le module Dépenses et caisses ?
Dépenses avec lignes
Un type, une date, des lignes, un total calculé au centime.
Justificatifs joints
Photos ou scans des tickets, obligatoires selon le type de dépense.
Barèmes par fonction
Un plafond par fonction, type de dépense et période.
Circuit de validation
Étapes et conditions sur le montant, selon vos règles.
Caisses employés
L’argent remis, confirmé par l’employé d’un clic.
Situation des caisses
Soldes de la société et de chaque employé, en PDF ou Excel.
Comment fonctionnent les barèmes de dépenses ?
| Fonction | Type de dépense | Période | Plafond |
|---|---|---|---|
| Technicien | Repas | Par jour | 120,00 DH |
| Commercial | Hébergement | Par dépense | 800,00 DH |
| Chauffeur | Carburant | Par mois | 3 000,00 DH |
Technicien
- Type de dépense
- Repas
- Période
- Par jour
- Plafond
- 120,00 DH
Commercial
- Type de dépense
- Hébergement
- Période
- Par dépense
- Plafond
- 800,00 DH
Chauffeur
- Type de dépense
- Carburant
- Période
- Par mois
- Plafond
- 3 000,00 DH
Exemple de barèmes configurés par une société (montants choisis par l’entreprise, pas des valeurs légales).
Comment gérer la petite caisse et l’argent remis aux employés ?
Chaque remise d’argent est validée, puis confirmée par l’employé dans Mes caisses : plus de discussion sur « je n’ai jamais reçu ces 500 DH ».
La Situation des caisses donne, pour chaque employé, ce qui reste à justifier ou à lui rembourser. Une carte du tableau de bord RH liste les soldes en cours.
Comment mettre en place le module ?
- 1
Revoir les types de dépenses
Gardez ceux qui servent et indiquez ceux qui exigent un justificatif.
- 2
Saisir les barèmes
Un plafond par fonction, type et période.
- 3
Configurer les circuits
Par exemple : le manager valide jusqu’à 1 000 DH, la direction financière au-delà.
- 4
Ouvrir les droits
Déclarer, valider, gérer, chacun sur ses sites ou ses équipes.
Les modules liés aux frais
Les dépenses et les caisses peuvent être rattachées à un ordre de mission.
- Ordres de mission Ordres de mission avec jours, sites, véhicule et frais de déplacement estimés, validation, PDF vérifiable par QR code et bilan des frais à la clôture.
- Gestion de flotte Véhicules de service, chauffeurs, échéances d’assurance et de visite technique, réparations et coût par véhicule dans TEMPO.
- Espace employé L’espace employé de TEMPO : pointer avec GPS, voir ses heures et soldes, demander un congé, recevoir son bulletin de paie.
- Tableau de bord RH Tableau de bord RH de TEMPO : présence du jour, retards, effectifs, absentéisme, heures sup. et rapports exportables en Excel ou PDF.
Questions fréquentes
Comment gérer les notes de frais des employés au Maroc sans Excel ?
Avec TEMPO, chaque employé déclare ses dépenses en ligne avec leurs justificatifs. Le logiciel contrôle les barèmes que vous fixez par fonction, envoie la dépense au bon validateur et tient, pour chaque employé, le solde entre l’argent reçu et les dépenses validées. Les listes et la situation des caisses s’exportent en Excel ou en PDF pour la comptabilité.
Peut-on plafonner les frais de repas ou d’hébergement par poste ?
Oui. Un barème fixe un plafond pour une fonction et un type de dépense, par dépense, par jour ou par mois. En cas de dépassement, TEMPO signale la dépense au validateur ou la refuse, selon la règle que vous choisissez. Les montants sont ceux de votre politique interne.
Comment prouver qu’un employé a bien reçu une avance de caisse ?
Une fois la remise validée, l’employé la voit dans Mes caisses et confirme sa réception d’un clic. La date et l’auteur de la confirmation sont enregistrés, et la caisse ne peut plus être modifiée ni annulée : toute correction passe par un retour, lui aussi tracé.
Une note de frais peut-elle être vérifiée avec le pointage ?
Oui, si vous activez la règle correspondante. TEMPO refuse alors une dépense datée d’un jour où l’employé n’a pas pointé sur le site indiqué. Ce contrôle relie les frais aux pointages de vos terminaux ou de l’application mobile, ce qu’un outil de notes de frais séparé ne peut pas faire.
Comment déclarer une note de frais dans TEMPO ?
L’employé déclare sa dépense depuis Mes dépenses, ajoute la photo de ses tickets, puis la suit jusqu’à sa validation.
TEMPO vérifie le barème et, si vous l’activez, que l’employé a bien pointé sur le site indiqué ce jour-là : une note de repas à Agadir un jour pointé à Casablanca est refusée.