¿Por qué las notas de gastos son un problema en una pyme marroquí?
Porque el dinero sale antes de justificarse, y el seguimiento cabe en un libro de caja, un Excel por agencia y un montón de tickets.
TEMPO responde en una sola pantalla: cuánto se ha entregado a este empleado, cuánto ha justificado y quién ha validado qué.
¿Qué hace el módulo Gastos y cajas?
Gastos con líneas
Un tipo, una fecha, unas líneas y un total calculado al céntimo.
Justificantes adjuntos
Fotos o escaneos de los tickets, obligatorios según el tipo de gasto.
Baremos por puesto
Un límite por puesto, tipo de gasto y periodo.
Circuito de validación
Etapas y condiciones sobre el importe, según sus reglas.
Cajas de empleados
El dinero entregado, confirmado por el empleado con un clic.
Situación de las cajas
Saldos de la empresa y de cada empleado, en PDF o Excel.
¿Cómo se declara una nota de gastos en TEMPO?
El empleado declara su gasto desde Mis gastos, añade la foto de sus tickets y lo sigue hasta su validación.
TEMPO comprueba el baremo y, si usted lo activa, que el empleado haya fichado en el centro indicado ese día: una nota de comida en Agadir un día fichado en Casablanca se rechaza.
¿Cómo funcionan los baremos de gastos?
| Puesto | Tipo de gasto | Periodo | Límite |
|---|---|---|---|
| Técnico | Comida | Por día | 120,00 DH |
| Comercial | Alojamiento | Por gasto | 800,00 DH |
| Conductor | Combustible | Por mes | 3 000,00 DH |
Técnico
- Tipo de gasto
- Comida
- Periodo
- Por día
- Límite
- 120,00 DH
Comercial
- Tipo de gasto
- Alojamiento
- Periodo
- Por gasto
- Límite
- 800,00 DH
Conductor
- Tipo de gasto
- Combustible
- Periodo
- Por mes
- Límite
- 3 000,00 DH
Ejemplo de baremos configurados por una empresa (importes elegidos por la empresa, no valores legales).
¿Cómo gestionar la caja chica y el dinero entregado a los empleados?
Cada entrega de dinero se valida y después el empleado la confirma en Mis cajas: se acabaron las discusiones del tipo «nunca recibí esos 500 DH».
La Situación de las cajas indica, para cada empleado, lo que queda por justificar o por reembolsarle. Una tarjeta del panel de RR. HH. lista los saldos pendientes.
¿Cómo poner en marcha el módulo?
- 1
Revisar los tipos de gasto
Conserve los que se usan e indique los que exigen justificante.
- 2
Introducir los baremos
Un límite por puesto, tipo y periodo.
- 3
Configurar los circuitos
Por ejemplo: el mánager valida hasta 1 000 DH y la dirección financiera por encima.
- 4
Abrir los permisos
Declarar, validar, gestionar, cada uno en sus centros o sus equipos.
Los módulos relacionados con los gastos
Los gastos y las cajas pueden vincularse a una orden de misión.
- Órdenes de misión Órdenes de misión con días, centros, vehículo y gastos de viaje estimados, validación, PDF verificable por QR y balance de gastos al cierre.
- Gestión de flota Vehículos de servicio, conductores, vencimientos de seguro e inspección técnica, reparaciones y coste por vehículo en TEMPO.
- Portal del empleado El portal del empleado de TEMPO: fichar con GPS, ver sus horas y saldos, solicitar vacaciones, recibir su recibo de nómina.
- Panel de RR. HH. Panel de RR. HH. de TEMPO: asistencia del día, retrasos, plantilla, absentismo, horas extra e informes exportables en Excel o PDF.
Questions fréquentes
¿Cómo gestionar las notas de gastos de los empleados en Marruecos sin Excel?
Con TEMPO, cada empleado declara sus gastos online con sus justificantes. El software controla los baremos que usted fija por puesto, envía el gasto al validador adecuado y lleva, para cada empleado, el saldo entre el dinero recibido y los gastos validados. Las listas y la situación de las cajas se exportan a Excel o PDF para la contabilidad.
¿Se pueden limitar los gastos de comida o alojamiento por puesto?
Sí. Un baremo fija un límite para un puesto y un tipo de gasto, por gasto, por día o por mes. Si se supera, TEMPO señala el gasto al validador o lo rechaza, según la regla que usted elija. Los importes son los de su política interna.
¿Cómo demostrar que un empleado ha recibido un anticipo de caja?
Una vez validada la entrega, el empleado la ve en Mis cajas y confirma su recepción con un clic. Se registran la fecha y el autor de la confirmación, y la caja ya no puede modificarse ni anularse: toda corrección pasa por una devolución, también registrada.
¿Se puede verificar una nota de gastos con el fichaje?
Sí, si activa la regla correspondiente. TEMPO rechaza entonces un gasto con fecha de un día en que el empleado no fichó en el centro indicado. Este control vincula los gastos a los fichajes de sus terminales o de la aplicación móvil, algo que una herramienta de gastos independiente no puede hacer.